Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie Faktigo nutzen oder unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Faktigo ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Selbstständige, die von Tail Forge Technologies betrieben wird.

2. Verantwortliche Stelle

Tail Forge Technologies

Hauswiesenweg 4, 36358 Herbstein-Steinfurt, Deutschland

Telefon: +49 160 4074268

E-Mail: contact@faktigo.de

Verantwortliche Person im Sinne der DSGVO ist Tulika Rostyslav.

Hinweis: Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO in unserem Fall nicht zwingend erforderlich (kein Beschäftigter, der regelmäßig mit Verarbeitung betraut ist). Bei datenschutzrechtlichen Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierungsdaten

Bei der Erstellung eines Kontos erheben wir: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert, nie im Klartext) sowie optionale Profilangaben (Name, Unternehmensname). Bei Registrierung über Google OAuth wird statt eines Passworts ein kryptografisch sicheres Zufallstoken gespeichert; das Google-Konto selbst wird nicht dauerhaft verknüpft (siehe Abschnitt 6, Anmeldung mit Google). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Herkunft der Anmeldung: Kommen Sie über einen Link auf unserer Website zur Anmeldung, speichern wir die Herkunftsseite als kurzes Kürzel (zum Beispiel „preise“) an Ihrem Konto und Ihrer Organisation, ohne Cookies und ohne Angaben zu Ihrer Person. Bis zur Anmeldung wird das Kürzel nicht auf Ihrem Endgerät gespeichert: Es steht nur in der Adresse (als Parameter „src“) und wird von Seite zu Seite der Registrierung weitergereicht. Melden Sie sich mit Google an, wird das Kürzel als Zusatz im Anmeldeaufruf mitgegeben und danach an Ihrem Konto gespeichert; Google erhält dabei nur dieses Kürzel, keine weiteren Angaben von uns. Fehlt der Parameter, aber Sie kommen von faktigo.de, lesen wir im Browser nur aus, ob die Vorseite faktigo.de war, und speichern dann das Kürzel „faktigo-de“; die Vorseiten-Adresse selbst speichern wir nicht. Das Kürzel liegt nur an Ihrem Konto und Ihrer Organisation und wird mit deren Löschung gelöscht. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, contact@faktigo.de); wir löschen das Kürzel dann. Wir werten damit aus, welche Seiten zu Anmeldungen führen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nicht bestätigte Registrierungen: Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht, löschen wir die Registrierung (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Name, angelegte Organisation und Einstellungen) automatisch 7 Tage nach der Anmeldung. Bis dahin können Sie einen neuen Bestätigungslink anfordern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, danach Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3.2 Nutzungsdaten (Inhalte der Anwendung)

Alle Daten, die Sie in Faktigo eingeben — Kunden, Projekte, Rechnungen, Ausgaben — werden ausschließlich für Sie gespeichert. Sie sind alleiniger Eigentümer Ihrer Daten. Wir verarbeiten diese Daten nur auf Ihre Weisung hin (Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt) zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachricht, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

3.4 Administratorenzugriff und Benutzerverwaltung

Nutzer mit der Rolle Administrator innerhalb einer Organisation haben Zugriff auf die Kontodaten aller Mitglieder ihrer Organisation (Name, E-Mail, Rolle, Aktivierungsstatus). Sie sind berechtigt, Benutzerkonten zu aktivieren, zu deaktivieren und dauerhaft zu löschen. Der Administrator handelt dabei als datenschutzrechtlich Verantwortlicher; eine Anonymisierung gelöschter Konten erfolgt gemäß Art. 17 DSGVO. Zusätzlich verfügt der Plattformanbieter (Tail Forge Technologies) über administrative Rechte zur Verwaltung aller Organisationen und Benutzerkonten im Rahmen der in § 9 der AGB genannten Voraussetzungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Plattformsicherheit und -integrität). Der Plattformanbieter sieht dabei auch, wann ein Konto zuletzt aktiv war (siehe 3.10).

3.5 Server-Logdateien

Beim Aufruf von Faktigo verarbeiten unsere Server technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Geräts, um die Verbindung herzustellen. In den Zugriffsprotokollen speichern wir nur Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse ohne Parameter, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp/Betriebssystem (User-Agent). Ihre IP-Adresse und die Referrer-URL werden in diesen Zugriffsprotokollen nicht gespeichert. Nur bei technischen Fehlern (zum Beispiel einer Zeitüberschreitung) kann sie in einem Fehlerprotokoll des Servers stehen, das ausschließlich zur Fehlersuche dient und automatisch überschrieben wird. Die Anwendung selbst protokolliert keine IP-Adressen; Ausnahmen sind in Abschnitt 3.8 und 3.9 beschrieben. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Betriebssicherheit).

3.6 Bankabruf über FinTS (optional)

Über „Mit Bank verbinden" können Sie Kontoumsätze direkt bei Ihrer Bank abrufen. Dafür geben Sie in Faktigo Ihre IBAN, Ihren Anmeldenamen und Ihre PIN für das Online-Banking ein; die Bank verlangt anschließend in der Regel eine TAN.

Ihre Zugangsdaten laufen dabei über unseren Server. FinTS ist ein Protokoll zwischen Server und Bank, das ein Browser nicht sprechen kann. Ihr Browser übermittelt die Zugangsdaten deshalb TLS-verschlüsselt an unseren Server, und unser Server führt den Dialog mit Ihrer Bank.

→ Keine Speicherung: Anmeldename, PIN und TAN werden weder in der Datenbank noch in Log-Dateien oder im Audit-Protokoll abgelegt. Sie liegen nur im Arbeitsspeicher, solange der Bankdialog offen ist — höchstens zehn Minuten. Danach, bei Abbruch oder bei einem Neustart des Servers werden sie verworfen.
→ Empfänger: ausschließlich Ihr Kreditinstitut, unter der Adresse, die die Deutsche Kreditwirtschaft in ihrer FinTS-Institutsliste für Ihre Bankleitzahl führt, und nur über HTTPS.
→ Kein Abruf ohne Sie: Umsätze werden nur abgerufen, wenn Sie das auslösen. Einen automatischen Abruf im Hintergrund gibt es nicht — er wäre ohne gespeicherte PIN auch nicht möglich.
→ Was gespeichert wird: das Ergebnis des Abrufs — Kontobezeichnung, IBAN, BIC, Währung und die Kontoumsätze (Buchungs- und Wertstellungsdatum, Betrag, Name und IBAN der Gegenseite, Verwendungszweck). Diese Umsätze enthalten Daten Ihrer Kunden und Lieferanten; insoweit verarbeiten wir sie als Ihr Auftragsverarbeiter (Abschnitt 6b).

Die Funktion ist freiwillig. Kontoumsätze lassen sich ebenso als Datei (CSV, CAMT.053, MT940) importieren; dabei werden keine Bankzugangsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.7 Zeiterfassung und Abwesenheiten (optional)

Wenn Sie die Zeiterfassung nutzen, speichern wir Beginn, Ende und Dauer der erfassten Arbeitszeit, Pausen, eine Tätigkeitsbeschreibung sowie den Bezug zu Projekt und Kunde. Nutzen Sie die Abwesenheitsverwaltung, kommen Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Sonderurlaub), Zeitraum, Genehmigungsstand und das Bundesland des Arbeitsortes hinzu.

→ Zweck: Ihre Aufzeichnungspflicht als Arbeitgeber nach § 16 Abs. 2 ArbZG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21), die Urlaubsverwaltung nach dem Bundesurlaubsgesetz und die Abrechnung nach Aufwand.
→ Betroffene: soweit Sie Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten erfassen, verarbeiten wir diese Daten als Ihr Auftragsverarbeiter (Abschnitt 6b) — Sie bleiben dafür verantwortlich.
→ Aufbewahrung: Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Gehen sie in eine Lohnabrechnung oder eine Rechnung ein, gelten die längeren steuerlichen Fristen. Gelöschte Einträge werden deshalb nur als gelöscht markiert und nicht sofort entfernt.

Die Funktion ist freiwillig. In Betrieben mit Betriebsrat unterliegt die Einführung einer Arbeitszeiterfassung der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — ob und wie Sie sie nutzen, entscheiden Sie. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.8 Schutz vor Missbrauch (Begrenzung der Anfragen)

Um Faktigo vor Überlastung, automatisierten Angriffen und dem Durchprobieren von Passwörtern zu schützen, begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro IP-Adresse in einem kurzen Zeitfenster (zum Beispiel 60 Anfragen pro Minute, bei der Anmeldung weniger).

→ Was gespeichert wird: ein aus Ihrer IP-Adresse und der aufgerufenen Funktion gebildeter Prüfwert (SHA-256-Hash) und ein Zähler. Die IP-Adresse selbst wird nicht im Klartext gespeichert. Der Prüfwert ist dennoch ein personenbezogenes (pseudonymes) Datum.
→ Wo: im Arbeitsspeicher eines Zwischenspeichers (Redis) auf unserem eigenen Server in Deutschland. Der Zwischenspeicher wird nicht auf einen Datenträger gesichert.
→ Wie lange: Die Einträge löschen sich nach Ablauf des Zeitfensters automatisch, im Regelfall nach einer Minute. Wird die Grenze überschritten, bleibt eine Sperrmarkierung für ein weiteres Zeitfenster bestehen. Für einzelne besonders schützenswerte Funktionen (zum Beispiel die Anforderung eines Anmeldelinks für das Kundenportal) beträgt das Zeitfenster bis zu 15 Minuten; spätestens nach 30 Minuten sind auch diese Einträge gelöscht.
→ Keine weitere Nutzung: Die Daten dienen nur der Begrenzung; sie werden nicht ausgewertet, nicht mit Ihrem Konto verknüpft und nicht weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit und Verfügbarkeit des Dienstes (vgl. Erwägungsgrund 49 DSGVO).

3.9 Anmeldeprotokoll

Bei jedem Anmeldeversuch speichern wir die verwendete E-Mail-Adresse, ggf. die Kennung Ihres Kontos, ob die Anmeldung erfolgreich war (bei Misserfolg den Grund, z. B. falsches Passwort), die IP-Adresse, die Browserkennung (User-Agent) und den Zeitpunkt.

→ Zweck: Erkennen und Abwehren unbefugter Zugriffe (z. B. Passwort-Rateangriffe, Kontosperre nach Fehlversuchen) und Nachvollziehbarkeit bei Sicherheitsvorfällen. Sie sehen Ihre eigenen Anmeldeereignisse in der Datenauskunft Ihres Kontos.
→ Speicherdauer: Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit Ihres Kontos und unserer Plattform; Art. 32 DSGVO).

3.10 Zeitpunkt der letzten Aktivität

Zu Ihrem Benutzerkonto speichern wir einen einzigen Zeitstempel: wann Sie zuletzt angemeldet in Faktigo aktiv waren. Er wird höchstens einmal pro Minute aktualisiert und dabei überschrieben. Es gibt keine Historie, und wir speichern dazu weder IP-Adresse noch Gerät noch aufgerufene Seiten oder Inhalte.

→ Wer sieht das: ausschließlich der Plattformbetreiber (Tail Forge Technologies). Administratoren, Manager und andere Mitglieder Ihrer Organisation sehen den Zeitstempel nicht, und er wird nicht an Dritte weitergegeben.
→ Zweck: Support (z. B. erkennen, ob ein gemeldetes Problem aktuell auftritt), Erkennen von Missbrauch und Sicherheitsvorfällen (z. B. Aktivität eines Kontos, das längere Zeit ungenutzt war) und Kontopflege (z. B. Hinweis auf ungenutzte Konten). Wir nutzen den Wert nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle und nicht für Werbung.
→ Speicherdauer: bis zur Löschung Ihres Kontos. Mit der Löschung bzw. Anonymisierung des Kontos (siehe 3.4) wird auch der Zeitstempel gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Support, Sicherheit und Integrität der Plattform sowie an der Pflege der Konten; Art. 32 DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 2). Der Zeitstempel ist Teil Ihrer Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO.

3.11 KI-Belegerfassung (optional)

Auf Wunsch liest Faktigo hochgeladene Belege (PDF, Bild, Word) automatisch aus und füllt die Felder einer Ausgabe oder Altrechnung vor. Dazu wird der Text des Dokuments (bei PDF und Word bis 8.000 Zeichen) bzw. das Bild an ein Sprachmodell übermittelt, das auf unseren eigenen Servern in Deutschland läuft. Es findet keine Übermittlung an Dritte statt, und das Modell wird mit Ihren Daten nicht trainiert. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den Sie prüfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Daten Dritter im Beleg handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter (Abschnitt 6b).

3.12 Support-Anfragen (hilfe.faktigo.de)

Für Support-Anfragen nutzen wir das Ticketsystem Zammad unter hilfe.faktigo.de. Es läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland; einen externen Support-Dienstleister setzen wir nicht ein. Eine Anfrage wird zu einem Ticket, wenn Sie uns an support@faktigo.de schreiben oder das Hilfeformular in Faktigo nutzen.

Verarbeitete Daten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt Ihrer Nachricht samt Anhängen, Datum und Uhrzeit sowie unsere Antworten und internen Notizen zum Ticket. Über das Hilfeformular in der Anwendung kommen der Name Ihrer Organisation (samt Kennung), Ihre Benutzer-ID und, wenn Sie es auswählen, die Adresse der Seite hinzu, auf der Sie sich gerade befinden. Bitte schreiben Sie in Support-Anfragen keine Zugangsdaten und keine Rechnungs- oder Kundendaten Dritter, die wir nicht brauchen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und das Problem zu lösen. Sind Sie Kunde von Faktigo oder betrifft die Anfrage einen Vertrag oder ein Angebot, ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen beruht es auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger, nachvollziehbarer Support und die Verbesserung von Produkt und Hilfetexten.

Empfänger: Zugriff haben nur wir als Betreiber. Wir geben die Daten nicht an Dritte weiter. Mails an und von support@faktigo.de laufen technisch über unseren Mailserver und den Internet-Eingang bei der netcup GmbH (siehe Abschnitt 5); eine Auswertung zu eigenen Zwecken findet dort nicht statt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Speicherdauer: Die Tickets liegen in der Zammad-Datenbank auf unseren Servern in Deutschland. Die abgerufene E-Mail löschen wir aus dem Postfach; das Ticket bleibt in Zammad. Geschlossene Tickets löschen wir automatisch drei Jahre nach Abschluss. Muss ein Ticket als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO, in der Regel 6 Jahre), speichern wir es bis zum Ablauf dieser Frist. Gelöschte Tickets sind nach höchstens 30 Tagen auch aus unseren Datensicherungen verschwunden. Sie können die Löschung auch früher verlangen (Abschnitt 7).

Die Angaben im Hilfeformular sind nötig, damit wir antworten können. Sie können uns stattdessen jederzeit per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

3.13 Hinweis-Mails zur Einrichtung und Newsletter

Hinweis-Mails: Wenn Sie sich mit E-Mail und Passwort registrieren, senden wir Ihnen bis zu drei kurze E-Mails (nach etwa 1, 3 und 7 Tagen) mit Hinweisen zur Einrichtung von Faktigo, solange Sie noch keine Rechnung beziehungsweise keinen Kunden angelegt haben. Wir verwenden dafür Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse und den Stand Ihrer Einrichtung (Rechnung oder Kunde angelegt: ja/nein). Darauf weisen wir Sie bei der Registrierung hin. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Information über die Nutzung unseres Produkts, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Sie können jederzeit widersprechen, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach dem Basistarif entstehen: über den Link „Diese Tipps abbestellen“ in jeder Mail (ein Klick, ohne Anmeldung), unter Konto > Mein Profil oder per E-Mail an contact@faktigo.de. Danach erhalten Sie keine weiteren Tipp-Mails mehr. Wir speichern den Zeitpunkt des Hinweises bei der Registrierung, die Fassung des Hinweistextes, die versendeten Stufen und einen Widerspruch, damit wir ihn beachten. Mails zu Ihrem Konto (Passwort, Sicherheit, Vertragsänderungen) sind davon nicht betroffen.

Newsletter (freiwillig): Nur wenn Sie bei der Registrierung oder in den Einstellungen ausdrücklich zustimmen, senden wir Ihnen unseren Newsletter. Wir bestätigen Ihre Adresse zuerst per Link in einer Mail (Double-Opt-In). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Wir speichern den Zeitpunkt der Einwilligung, die Fassung des Einwilligungstextes und den Zeitpunkt der Bestätigung. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Mail oder unter Konto > Mein Profil. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung nicht.

Technik und Dauer: Die Mails enthalten kein Tracking-Pixel und keine Weiterleitung von Links über Dritte. Der Versand läuft über unseren eigenen Mailserver. Die genannten Angaben speichern wir, solange Ihr Konto besteht, und löschen sie mit dem Konto. Eine Abmeldung merken wir uns so lange, wie es nötig ist, um sie einzuhalten.

3.14 Hinweis-Mails zu Tarifen (Produktwerbung)

Wenn Sie ein kostenloses Faktigo-Konto haben und bei der Registrierung (oder später unter Konto > Mein Profil) zugestimmt haben, schicken wir Ihnen bis zu zwei E-Mails (etwa 14 und 30 Tage nach der Registrierung), in denen wir unseren bezahlten Tarif „Solo“ vorstellen. Wir nutzen dafür Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse und den Tarif Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), die Sie bei der Registrierung freiwillig erteilen können. Wir speichern den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und die Fassung des Einwilligungstextes als Nachweis.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen bzw. der Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Link in jeder Mail, unter „Konto > Mein Profil“ oder per Mail an contact@faktigo.de. Danach erhalten Sie keine solchen Mails mehr. Mails zu Ihrem Konto (Passwort, Sicherheit, Vertrag) sind davon nicht betroffen.

Die Mails enthalten keine Tracking-Pixel und keine Weiterleitungslinks. Wir speichern, ob und wann wir Ihnen geschrieben haben und ob Sie widersprochen haben, solange Ihr Konto besteht; einen Widerspruch speichern wir zur Beachtung weiter, bis er sich erledigt hat.

3.15 Freiwillige Kurzfragen zur Produktplanung (Bar-Zahlungen)

Wir fragen Sie im Onboarding und einmalig in der Anwendung, ob Sie Bargeld annehmen und ob für Sie eine Funktion für signierte Bar-Quittungen interessant wäre. Die Beantwortung ist freiwillig; Sie können die Frage überspringen. Verarbeitet werden Ihre Antwort, die Kennung Ihrer Organisation und des Kontos sowie der Zeitpunkt. Zweck: Wir entscheiden anhand der Antworten, welche Funktionen wir entwickeln. Wir verwenden die Antworten nicht für Werbe-E-Mails und geben sie nicht an Dritte weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Produktentwicklung). Speicherdauer: Einzelantworten löschen wir spätestens 12 Monate nach der Antwort oder mit Löschung Ihrer Organisation; zusammengefasste, nicht personenbezogene Zahlen bleiben erhalten. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, contact@faktigo.de); wir löschen dann Ihre Antwort. Die Frage ist keine Zusage, dass eine solche Funktion angeboten wird.

Als Administrator Ihrer Organisation können Sie Ihre Antwort auch selbst löschen: unter „Einstellungen > Organisation“ über „Meine Antwort zurückziehen“. Dass wir Ihnen die Frage schon einmal gezeigt haben, speichern wir an Ihrer Organisation (nicht im Browser), damit sie nicht erneut erscheint.

4. Cookies und lokaler Speicher

Anmelde-Cookies (technisch notwendig)

Nach der Anmeldung setzt Faktigo zwei httpOnly-Cookies: access_token (Laufzeit 15 Minuten) und refresh_token (Laufzeit 7 Tage; wird nur an den Anmelde-Endpunkt gesendet). Sie enthalten ein signiertes Anmeldetoken mit Ihrer Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisationskennung. Im Kundenportal gibt es entsprechend das Cookie portal_token (24 Stunden; enthält Kunden- und Organisationskennung, das Kürzel der Organisation sowie die E-Mail-Adresse des Kunden). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Lokaler Speicher (localStorage) und Sitzungsspeicher

Faktigo speichert im localStorage Ihres Browsers nur Einstellungen und technische Merker, die Sie selbst auslösen oder die für den von Ihnen angefragten Dienst nötig sind: Rolle und Kennungen für die Anmeldung nach dem Neuladen (ohne Name und E-Mail-Adresse), Farbschema und Design, Ansicht der Dokumentenablage, gelesene Hilfehinweise, ausgeblendete Ankündigungen, ausgeblendete Hinweise (Installation, Bilanz) und die zuletzt gewählte Art, eine Rechnung anzulegen. Im sessionStorage liegt ein Merker, ob die Abfrage zum Auftragsverarbeitungsvertrag in dieser Sitzung schon gezeigt wurde (bis zum Schließen des Tabs). Diese Daten werden nicht an unsere Server übertragen; beim Abmelden werden sie teilweise gelöscht. Sie können sie jederzeit über Ihre Browser-Einstellungen löschen.

Offline-Funktion

Die App registriert einen Service Worker, der nur die Programmdateien (HTML, JavaScript, CSS, Schriften, Symbole) zwischenspeichert. Inhalte aus Ihrem Konto werden darin nicht gespeichert.

Keine Einwilligungsabfrage: Es gibt keinen Cookie-Banner, weil nur technisch notwendige Speicherungen und von Ihnen ausgelöste Einstellungen erfolgen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Keine Marketing- oder Tracking-Cookies: Wir setzen derzeit keinerlei Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Tracking-Cookies ein. Sollte sich das ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren und ggf. Ihre Einwilligung einholen.

5. Hosting und Datenübertragung

Anwendung, Datenbank, Dokumente und Datensicherung laufen auf eigenen Servern von Tail Forge Technologies in Deutschland. Die Verbindung aus dem Internet läuft über einen virtuellen Server der netcup GmbH (Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe), der Web- und Mailverkehr weiterleitet. Die netcup GmbH wird in unserem Auftrag tätig (Art. 28 DSGVO); der Server leitet die Verbindung verschlüsselt weiter, speichert keine Anwendungsdaten und überträgt nichts in Drittländer. Die Verbindung zur Website und zur Anwendung ist durch TLS/SSL-Verschlüsselung gesichert. Datensicherungen werden täglich auf einem Speichersystem an unserem Standort in Deutschland abgelegt und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR findet nur in den in Abschnitt 6 genannten Fällen statt: Zahlungsabwicklung über Stripe und, wenn Sie sie nutzen, die Anmeldung mit Google. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, finden Sie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

6. Externe Dienste und Unterauftragsverarbeiter

Zahlungsabwicklung: Stripe

Wenn Sie als Nutzer von Faktigo Zahlungslinks an Ihre Kunden versenden, nutzen wir den Dienst Stripe zur Zahlungsabwicklung. Dabei werden Zahlungsdaten (Betrag, Währung, Rechnungsnummer) an Stripe übertragen.

Verantwortliche Stellen: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, D02 H210, Irland (für Nutzer im EWR) sowie Stripe, LLC (früher Stripe, Inc.), 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA (Drittlandübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie des EU-US Data Privacy Framework).

Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy. Stripe verarbeitet Kartendaten ausschließlich auf eigenen, PCI-DSS-zertifizierten Servern. Faktigo speichert oder verarbeitet zu keinem Zeitpunkt Kreditkarten- oder Zahlungsdaten.

Abo-Abrechnung: Stripe wird zudem für die Abwicklung von Faktigo-Abonnements (Solo-, Starter- und Pro-Tarif) eingesetzt. Für die Abrechnung Ihres Faktigo-Abonnements ist Tail Forge Technologies Verantwortlicher; Stripe Payments Europe, Ltd. ist dabei unser Zahlungsdienstleister. Nutzen Sie Stripe für Zahlungen Ihrer eigenen Kunden, schließen Sie den Vertrag mit Stripe selbst. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Name und Rechnungsadresse an Stripe übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, der in die Stripe Services Agreement integriert ist und im Stripe-Dashboard unter Settings → Data Processing Agreement eingesehen werden kann.

Anmeldung mit Google (optional)

Wenn Sie „Mit Google anmelden" wählen, leitet Faktigo Sie zu Google weiter. Google übermittelt uns Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse; wir erhalten kein Passwort. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an Google LLC (USA) ist möglich; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise auf Standardvertragsklauseln. Google ist für die Anmeldung auf Ihren Wunsch ein eigener Verantwortlicher. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anmeldung per E-Mail und Passwort steht ohne Google zur Verfügung.

Schriftarten (Web Fonts)

Alle verwendeten Schriftarten (Work Sans, Plus Jakarta Sans) werden lokal auf unserem Server eingebunden. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Font-Servern statt (vgl. LG München I, Urt. v. 20.01.2022, Az. 3 O 17493/20).

Analyse-Tools

Wir verwenden derzeit keine externen Analyse- oder Werbedienste (kein Google Analytics, kein Facebook Pixel o. Ä.). Sollte sich das ändern, werden wir vorab Ihre Einwilligung gemäß § 25 TDDDG einholen und diese Erklärung aktualisieren.

6b. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Faktigo ist ein Werkzeug zur Verarbeitung von Daten Ihrer eigenen Kunden (z. B. Rechnungsempfänger, Kontaktdaten). In dieser Funktion handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO — Sie (als Nutzer der Plattform) sind der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die von Ihnen eingegebenen Daten.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung hin, ergreifen angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) und stellen sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Vor Beginn der produktiven Nutzung (Erstellung der ersten freigegebenen Rechnung) schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ab. Dieser ist im System beim Freigeben Ihrer ersten Rechnung zu akzeptieren. Den vollständigen AVV-Text finden Sie unter /avv. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an contact@faktigo.de.

6c. Kundenportal

Faktigo bietet als optionale Funktion ein Kundenportal, über das die Kunden von Faktigo-Nutzern (Verantwortlichen) eigene Rechnungen einsehen, Angebote und Verträge annehmen oder ablehnen sowie ihre eigenen Kontaktdaten verwalten können. Die Aktivierung des Kundenportals liegt im Ermessen des jeweiligen Faktigo-Nutzers (Verantwortlicher).

Verarbeitete Daten und Zweck:

→ E-Mail-Adresse des Kunden: zur Versendung des Magic-Link-Tokens für die passwortlose Anmeldung
→ Magic-Link-Token: ein Einmal-Token (UUID, gehasht gespeichert), gültig für 15 Minuten, wird nach Nutzung sofort ungültig
→ Portal-Token (Cookie portal_token): httpOnly-Cookie mit 24 Stunden Gültigkeit nach erfolgreicher Anmeldung; enthält Kunden-ID, Organisations-ID, Organisationskürzel und die E-Mail-Adresse des Kunden
→ Rechnungs- und Angebotsdaten: zur Anzeige im Portal — ausschließlich die Dokumente, die dem jeweiligen Kunden gehören
→ Vertragsannahme: Nimmt ein Kunde einen Vertrag im Portal an, speichern wir mit dem Vertrag den Zeitpunkt der Annahme, die E-Mail-Adresse, mit der der Kunde angemeldet ist, die gewählten Optionen und Preise sowie, falls der Kunde unterschreibt, die gezeichnete Unterschrift (als Bild) und den angegebenen Namen. Diese Angaben dienen dem Nachweis, dass und wie der Vertrag geschlossen wurde. Eine IP-Adresse und ein Browser- oder Gerätekennzeichen (User-Agent) werden dabei nicht gespeichert.
→ Kontaktdaten: Firma, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Telefon — einsehbar und vom Kunden selbst aktualisierbar

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — das Portal dient der Erfüllung des Dienstleistungsverhältnisses zwischen dem Verantwortlichen und dessen Kunden.

Für die Speicherung der Annahmedaten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse daran, den Abschluss des Vertrags im Streitfall nachweisen zu können. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen (Abschnitt 6b) und werten sie nicht für eigene Zwecke aus.

Aufbewahrungsfristen: Magic-Link-Tokens werden automatisch nach Ablauf (15 Minuten) oder nach Verwendung gelöscht. Portal-Cookies verfallen nach 24 Stunden. Rechnungs- und Kontaktdaten werden gemäß den allgemeinen Aufbewahrungsregeln verarbeitet (s. § 9 AGB). Annahmedaten werden zusammen mit dem Vertrag aufbewahrt, solange der Verantwortliche den Vertrag in Faktigo führt; für den Vertrag gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 8 Jahre).

Magic-Link-E-Mail: Die Anmelde-E-Mail für das Kundenportal wird über den Mailserver der Faktigo-Plattform (Tail Forge Technologies) im Auftrag des Verantwortlichen versendet. Absender ist „Faktigo“ (noreply@faktigo.de); im Fuß der E-Mail ist der Betrieb des Verantwortlichen genannt. Die E-Mail-Adresse des Portal-Nutzers wird dafür auf dem Mailserver von Faktigo verarbeitet, als Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen (Abschnitt 6b). Es wird kein SMTP-Server des Verantwortlichen verwendet.

Datenisolation: Jede Organisation im Kundenportal ist vollständig von anderen Organisationen isoliert. Kunden einer Organisation können ausschließlich ihre eigenen Daten einsehen — kein organisationsübergreifender Datenzugriff ist möglich.

Hinweis für Verantwortliche: Wenn Sie das Kundenportal für Ihre Kunden aktivieren, sind Sie als datenschutzrechtlich Verantwortlicher gemäß DSGVO verpflichtet, Ihre eigenen Kunden über die Verarbeitung ihrer Daten im Portal zu informieren (Art. 13, 14 DSGVO). Wir empfehlen, einen entsprechenden Hinweis in Ihren eigenen Geschäftsbedingungen oder Ihrer eigenen Datenschutzerklärung aufzunehmen. Dazu gehört auch der Hinweis, dass bei der Vertragsannahme im Portal Zeitpunkt, E-Mail-Adresse und ggf. Unterschrift als Nachweis gespeichert werden.

7. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

→ Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
→ Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.
→ Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
→ Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung.
→ Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
→ Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Datenverarbeitung widersprechen, sofern sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Das gilt auch für die freiwilligen Kurzfragen zur Produktplanung (Abschnitt 3.15): Schreiben Sie uns oder ziehen Sie Ihre Antwort in den Einstellungen zurück, wir löschen sie dann.
→ Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@faktigo.de

8. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Dazu gehören TLS-/SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung, verschlüsselte Passwort-Speicherung (Hashing) und Zugriffskontrollmechanismen. Zugangsdaten für das Online-Banking werden grundsätzlich nicht gespeichert (siehe Abschnitt 3.6).

9. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, um stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen unserer Dienste abzubilden. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

Stand: 12. November 2026